部門正式行文是機構(gòu)對外辦事時所發(fā)文件的稱謂。它必須遵循行文規(guī)則。行文規(guī)則，就是行文中應遵循的規(guī)矩、要求和原則。它實際上是機關單位的組織關系原則在公文運行過程中的體現(xiàn)。

各級行政機關的行文關系，應當根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。隸屬關系前面已有說明。而職權范圍，是指機關單位的職責和權力范圍。“條條”一般不對“塊塊”(塊塊，是指各級人民政府)發(fā)指揮性公文，但可在業(yè)務管轄范圍內(nèi)向下行文。如，省政府各工作部門，如商業(yè)廳、高教廳等，不對各市、縣政府發(fā)指揮性公文，但可以根據(jù)省政府的授權和有關規(guī)定，答復各地請示省政府的有關業(yè)務問題。屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。